7 trucos para aprovechar mejor las planillas de cálculo

Las hojas o planillas de cálculo son una parte inseparable de las empresas desde los años ’90 del Siglo pasado, cuando la gran mayoría de las computadoras comenzaron a traer este software por defecto. Por definición, permiten manipular datos numéricos y alfanuméricos a través de una matriz bidimensional, confirmada por filas y columnas. Las celdas son las unidades básicas en las que se almacena la información. Allí no solo se insertan valores sino también se realizan cálculos, algunos de ellos con fórmulas complejas y gráficos.

Aunque en un comienzo las planillas de cálculo digitales fueron potestad de los administrativos de las empresas, hoy pueden utilizarse para un amplio abanico de tareas: ventas, marketing, atención al cliente, logística y transporte, dirección, producción y operaciones. Prácticamente todos pueden sacar ventaja de estos programas, por su facilidad de uso y, últimamente, su gratuidad.

A continuación, revelamos 7 trucos para sacarle provecho a las hojas de cálculo. Sirven para los programas más populares, como Microsoft Excel, Google Docs y Open Office, de los cuales estos dos últimos son gratuitos:

1) Plantillas predeterminadas. Es posible saltar ese momento de pánico de tener la hoja de cálculo vacía. La forma es cargando un documento preelaborado, buscando y seleccionando el deseado desde el comando ‘Nuevo Documento’. En los programas más populares hay listas de tareas y progreso, presupuestos mensuales y anuales, calendarios, flujo de fondos, esquemas de planificación y hojas de control de tareas, entre muchísimos otros. Estos sirven como documento de base, ya que es posible modificar tanto el formato como las fórmulas y el contenido.

2) Filtros. Cuando la información se va acumulando y las filas superan la altura de la pantalla, es conveniente organizarla a través de filtros. Estos permitirán agrupar las celdas según parámetros comunes allí utilizados. Por ejemplo, si tenemos una hoja de cálculo con el listado de facturas emitidas por fecha, cliente, monto, producto y cómo, cuándo y dónde fue cobrada, es posible agruparlas con un simple click. Para eso, hay que seleccionar todos los datos que querés filtrar, incluido el encabezado, y luego aplicar el comando ubicado en ‘Datos – Filtro’.

3) Rehacer y deshacer. Con tantas celdas, números y fórmulas es fácil equivocarse. Por eso, siempre es aconsejable recordar cómo ir hacia atrás y hacia adelante en nuestro accionar. El clásico comando ‘Control + Z’, como en otros programas, vuelve hacia atrás en la acción. En cambio, ‘Control + Y’ rehace un cambio cuando nos equivocamos en borrarlo. Otro consejo aledaño es utilizar la tecla F4 cuando queremos repetir la última acción realizada, sobre otra letra, por ejemplo, cambiar el formato de texto a negrita.

4) Inmovilizar paneles. Si queremos que las primeras filas o columnas sean visibles siempre al recorrer el documento, el camino es inmovilizarlas. Para hacerlo debemos posicionarnos en la celda contigua a la que queremos que permanezca “quieta” y luego, hacemos click en ‘inmovilizar paneles’ (usualmente está en la pestaña ‘Vista’). Otro consejo para movilizarnos por un documento extenso es el comando ‘Control + cursor’. Esto hará que nos posicionemos en la última celda con información ubicada en la dirección que hicimos click en la flecha del cursor.

5) Quita duplicados. Si, por ejemplo, tienes diferentes listas de correos electrónico de tus clientes y quieres unificarla, este consejo te servirá. Simplemente carga todas las direcciones en la misma columna y luego haz click en ‘Datos - Quitar duplicados’. El sistema sólo dejará el primer dato y eliminará todos los duplicados a continuación.

6) Funciones básicas. Sumar, sacar un promedio, contar la cantidad de campos, conocer el valor máximo o mínimo son tareas muy fáciles de realizar en una planilla de cálculo. Simplemente hay que seleccionar todos los valores sobre los que se quieren sacar la función y hacer click en el menú desplegable del botón de Funciones, que suele mostrarse con el símbolo de autosuma. En la pestaña Fórmulas -o también llamada Función en algunos programas-, hay accesos directos a decenas de fórmulas financieras, lógicas, de texto o matemáticas. Todas incluyen explicaciones sobre para qué sirven y cómo se realiza el cálculo.

7) Relleno rápido. Esta función es una de las más utilizadas por los financieros y sirve para completar ágilmente una planilla de cálculo. Al utilizar el comando, el software copia el texto, fórmula o número en forma coherente. Por ejemplo, si se quieren destinar una columna para cada mes del año, solo debe escribirse la palabra Enero y luego, posicionados sobre esa celda, hacer click en el vértice inferior derecho y arrastrar el cursor hasta completar los campos requeridos. Al soltar el botón del mouse, los campos se habrán completado en forma automática.

Estos son sólo algunas de cerca de 500 funcionalidades que tienen los diferentes programas de hojas de cálculos. Hay mucho para aprender, pero te invitamos a perder el miedo y adentrarte en este maravilloso universo digital. La productividad y el orden en tus números y procesos son parte de las recompensas.