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6 claves para llevar a cabo reuniones efectivas

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Para implementar tus reuniones efectivas

Las reuniones son una parte fundamental de nuestro día a día. Les destinamos una gran cantidad de tiempo, el cual muchas veces es desaprovechado por la falta de organización y coordinación. Hoy te vamos a brindar 6 consejos para que tus reuniones puedan desarrollarse de manera eficiente.

A continuación, te compartimos 6 consejos parar llevar a cabo reuniones de trabajo precisas, dinámicas y exitosas:

Informá el motivo, objetivo y la agenda de la reunión con anticipación

Una vez que se determina la necesidad de realizar una reunión de trabajo, hay que planificar algunos puntos con tiempo; es fundamental definir el objetivo que persigue la reunión y formularlo de manera concisa; tener claro el resultado esperado es clave para obtener reuniones eficaces. Del mismo modo, también es importante poder establecer una agenda de temas a tratar y que se respete durante la reunión; todo tema que precise ser tratado, pero que no esté dentro de la orden del día deberá ser motivo de otra reunión. En la convocatoria será importante adjuntar toda información relevante (documentos, mails, minutas anteriores, etc), con la suficiente antelación para que los participantes puedan preparar su participación. No te olvides de informar la hora, duración, la modalidad (presencial/virtual) y el lugar físico o plataforma con sus correspondientes enlaces y claves de acceso.

 

Establecé y hace respetar las reglas de puntualidad

Siempre es importante definir con los equipos de trabajo las reglas de puntualidad para las reuniones, y hacerlas respetar; tanto para el comienzo de la reunión como para su finalización. Igual de importante es que el organizador prepare los detalles de la reunión con un tiempo prudencial para evitar demoras causadas por problemas técnicos o de infraestructura; se debe verificar con antelación la disponibilidad y funcionamiento de todo lo necesario para llevar adelante la reunión (Pc’s, proyectores, salas, etc). Llegada la hora pautada, se debe comenzar la reunión con los presentes, ajustarse a la agenda y terminar en la hora pactada. Idealmente, las reuniones deberían durar como mucho entre 45 minutos y una hora, para poder mantener un alto nivel de concentración, pero cuanto menos dure la reunión mejor. Junto con las reglas de puntualidad, pueden establecerse reglas generales para las reuniones como prohibir el uso de celulares, levantar la mano para hablar (muy útil en las reuniones virtuales), respetar las opiniones, ser breves y evitar los monólogos, entre muchas otras.

 

Convocá sólo a las personas necesarias

El éxito de la reunión también radica en las personas que participan de la misma; siguiendo esta máxima, tenemos que asegurarnos que todo asistente a la reunión sea relevante y tenga participación o implicancia directa con los puntos que se abordarán. Si el objetivo de la reunión es realizar el análisis de un problema o tomar decisiones, el número de participantes no debería superar las 6 o 7 personas. Evitá por todos los medios convocar gente “por si acaso”, lo mejor es que si no es imprescindible para la reunión bastará con enviarle una copia de la minuta o resumen de la reunión. Si existen colaboradores que tienen injerencia sólo en una parte de la reunión, organizá la agenda para tratar los temas que los conciernen al inicio de la reunión, y liberarlos una vez que hayan finalizado su participación para que no pierdan tiempo participando de temas que nada tienen que ver con ellos.

 

Definí un moderador

¿Quién tomará notas? ¿Quién realizará la minuta? ¿Quién estará a cargo de preparar la sala o plataforma virtual? Un buen consejo que te podemos dar es definir quién cumplirá cada uno de los roles con anticipación a la reunión. De esta forma, cada uno sabrá y estará concentrado en cumplir con el rol que le fue asignado. El moderador a menudo es el organizador del encuentro; su principal objetivo es el de dirigir de manera firme (pero discreta) la reunión, el cumplimiento de la agenda, la puntualidad, y de moderar las interacciones entre los participantes, favoreciendo la participación de los convocados, pero también la escucha activa. No necesariamente tiene que ser el dueño de la empresa, pero si debe tener el aval ante los participantes para ocupar ese rol, sino corre el riesgo de ser desautorizado.

 

Establecé un plan de acción con fechas de cumplimiento y responsables

Es totalmente desmotivador y contra productivo haber participado de una reunión, haber puesto esfuerzo en buscar las soluciones necesarias y que una vez finalizada no se lleve a cabo nada de lo que se habló. Una buena práctica que te recomendamos para cerrar la reunión es realizar una puesta en común con los participantes de los compromisos que surgieron, quién es el responsable de llevarlos a cabo y cuál será su fecha de ejecución aproximada. De esta forma, podremos asegurarnos de que todos comprendieron el mismo mensaje, garantizando el compromiso y la claridad sobre los acuerdos fijados. Es importante que el moderador, o quién este designe, realice el seguimiento de la ejecución en tiempo y forma de cada compromiso. Te recomendamos utilizar los Tableros Kanban como herramienta para apoyar la coordinación de tareas.

 

Registrá el detalle de la reunión en una minuta y compartila con todos los interesados

Por último, y puede que uno de los puntos más importantes, se debe enviar durante los días siguientes el resumen de los temas abordados, conclusiones obtenidas, responsables, fecha de cumplimiento de los compromisos surgidos y fecha de la próxima reunión, si la hubiese. La distribución tiene que ser realizada no sólo a los participantes, sino también a todos aquellos que puedan estar interesados en el desarrollo de los temas, pero que su presencia no fue considerada como imprescindible en la convocatoria inicial.

  

Ya tenés todas las herramientas para poder llevar a cabo tus reuniones de forma eficiente, evitar pérdidas de tiempo, y lograr encuentros para debatir ideas, tomar decisiones y concretar objetivos; de esta forma, vas a mantener a tu equipo de trabajo y colaboradores motivados.

¡Aprovechá tu tiempo de forma eficiente!


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